Самое главное — определить главное
Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.
После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.
Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.
Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.
Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.
Закон принудительной эффективности
Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.
Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.
Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.
Все дела можно разделить на 4 группы:
Срочные и важные;
Важные, но не срочные;
Срочные, но не важные;
Не срочные и не важные.
Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.
Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.
Что значит «съесть лягушку»?
Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.
Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.
Слово «нет» экономит неожиданно много времени
Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.
Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).
Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.
3 вопроса для Вашей эффективности
Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:
Какие дела самые важные и ценные?
Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
Как использовать свое время с наибольшей пользой?
Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.
На что способна корзина для мусора?
Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.
ТЕХНИКИ УПРАВЛЕНИЯ СВОИМ ВРЕМЕНЕН ИЛИ КАК УСПЕВАТЬ ДЕЛАТЬ БОЛЬШЕ ДЕЛ:
1. ДЕЛАЕМ НАШИ ПРИВЫЧКИ ПОЛЕЗНЫМИ.
Пересмотрите ваш рядовой день. В течение дня есть очень много моментов, в которые мы либо занимаемся ерундой, либо делаем «что-то», но если нас спросят, то понять что и сколько у нас это заняло времени – невозможно. Поэтому нужно планировать ваши привычки так, чтобы они работали на вас.
Сделайте такое упражнение: Пропишите несколько своих дней по отрезкам в 15 минут, возьмите листок или в телефоне, и дня два-три, каждые 15 минут записывайте что делаете, ну или раз в час, но отрезки все равно по 15 минут.
И тогда вы точно поймете, на что тратится ваше время, и увидите — сколько вы тратите и где в ваших делах можно/нужно что-то изменить.
2. СОСРЕДОТАЧИВАЕМСЯ НА ОДНОМ ДЕЛЕ.
И пусть весь мир подождет… Это должен быть ваш девиз, когда вы делаете какие-то дела. Вы знаете, если нас никто не будет дергать и отвлекать в соц сетях, по телефону, скайпу и т.д., то мы сможем выполнять нашу работу в 2-4 раза быстрее. Только задумайте, что, мы тратим основную часть нашего времени в никуда. А ведь надо просто разделить время на работу и на общение и тогда мы будем делать тот же объем информации, только более качественно и быстро.
3. ЛУЧШЕ НИЧЕГО НЕ ДЕЛАЙТЕ
Как часто было, что мы садимся за какое-нибудь занятие и в итоге мы все равно ничего не делаем, так вот это не так, мы просто не осознаем то что мы занимаемся ерундой, но на самом деле, ничего не делать – это еще сложнее, чем чем-то заниматься. Вспомните как пролетает время, когда мы чем-то заняты и как тянется, когда мы ничего не делаем. Так добавьте в жизнь осознанность, если вы не хотите ничего делать, так ничего и не делайте, только ничего не делайте осознанно! Не пройдет и 10 минут, как вы придумаете, что нужно сделать и у вас появятся и силы и желание делать что-то.
4. КИРПИЧИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА.
Всегда делите одно большое дело на маленькие дела, с которыми легко справиться. Это как стена, если вы посмотрите на огромную стену, то вам не захочется ее строить, но если вы будете класть кирпичик за кирпичиком, то в итоге получите ту же стену, только в первом случае вы даже не начнете, а во втором вы построите и не заметите как быстро сделали.
5. ПЛАНИРОВАНИЕ ДНЯ
Обязательно, с вечера накидывайте план следующего дня, пропишите что и в какое время вы планируете сделать, не забывайте учитывать время на отдых, он тоже должен быть запланирован. Вы сами заметите как легко и здорово жить по плану. Еще нужно предусматривать несколько блоков под экстренные ситуации, чтобы если где-то что-то пошло не так, то ваш план в итоге не рухнул. Главное начните это делать и вы сами не заметите, как начнете делать на много больше.
6. СБРАСЫВАЕМ ГИРИ
У нас у всех накопилось куча небольших и средних дел, которые мы откладываем уже не первый месяц, а кто-то и год. Так вот с этими делами вам надо справиться уже на этой неделе. Распишите план на неделю, когда и что вы сделаете. Пора сбросить гири и вы сами не заметите, как пойдете дальше с чистой совестью и легкостью.
7. ДЕЛА, КОТОРЫЕ ОТ НАС НЕ ЗАВИСЯТ.
Еще, есть дела, которые от нас не зависят и мы не можем сделать их раньше определенной даты, но наш мозг так устроен, что мы постоянно думаем о них и не делаем те дела, которые можем сделать уже сегодня. Поэтому создайте в своем календаре на телефоне напоминание, за день до нужной даты и забудьте о них, уделите внимание туда, где оно принесет результат.
Домашнее задание:
1. Из большого списка дел исключи устаревшие проекты, которые уже не актуальны.
2. Выдели задачи, которые можно сделать быстро, и посвящай им минимум один час ежедневно.
3. Выдели срочные и горящие задачи. Запланируй их выполнение на ближайшую неделю.
4. Выдели задачи, решение которых возможно только лишь после наступления некого события, которого
ты ожидаешь и которое от тебя не зависит. Забудь о них, пока не наступит момент для действия.
5. Каждый день не менее 30 минут занимайся самообразованием.
6. Составь план на завтрашний день.
7. Запиши несколько своих дней по 15 минутным промежуткам, пойми куда ты тратишь основное время.
8. План обязательно должен быть выполнен – не ложись спать, пока не реализуешь его полностью.